Censo de empleados para la valuación actuarial: qué datos necesitas

De cada diez valuaciones actuariales que se retrasan, nueve se retrasan por el censo. No por el modelo, no por las hipótesis, no por el auditor: por una base de empleados con fechas invertidas, salarios en cero o antigüedades que no cuadran con la fecha de ingreso. Esta es la lista exacta de lo que el actuario necesita y cómo entregarlo bien a la primera.

Por qué el censo es el 80% del trabajo

Una valuación bajo NIF D-3 es, en el fondo, una proyección empleado por empleado. El modelo toma a cada persona, proyecta su salario hasta cada posible fecha de salida, calcula el beneficio que le correspondería en cada escenario —muerte, invalidez, despido, renuncia, jubilación—, lo pondera por su probabilidad y lo trae a valor presente con la tasa de descuento. Ese cálculo se repite tantas veces como empleados tengas.

Es decir: la calidad del resultado no puede ser mejor que la calidad del insumo. Un salario mal capturado no es un error de redondeo; es una Obligación por Beneficios Definidos (OBD) individual mal medida, que arrastra el Costo Neto del Periodo y la nota de revelaciones. Y como el auditor va a hacer pruebas de conciliación entre tu nómina y el censo entregado al actuario, cualquier discrepancia sale a la luz.

Regla práctica: el censo debe conciliar contra la nómina a la fecha de valuación en dos cifras —número de empleados y suma de salarios—. Si esas dos no cuadran, el estudio no arranca.

Los ocho campos obligatorios

Para prima de antigüedad e indemnización legal —el caso más común en México— el actuario necesita como mínimo estos campos, uno por empleado activo a la fecha de valuación:

Ocho columnas. Nada más. No se necesitan nombres, CURP, RFC ni datos bancarios: el actuario trabaja con población despersonalizada, lo que además reduce el riesgo en materia de datos personales.

Campos adicionales según el beneficio

Si además valúas un plan de pensiones, bonos de antigüedad de contrato colectivo o beneficios post-empleo, el layout crece:

• Plan de pensiones de beneficio definido: fecha de ingreso al plan (puede diferir de la fecha de ingreso a la empresa), salario pensionable, aportaciones acumuladas del empleado y saldo del fondo si el plan está fondeado.
• Jubilados y pensionados en curso de pago: monto de la pensión mensual actual, fecha de inicio de pago, modalidad (vitalicia, con reversión al cónyuge, garantizada) y fecha de nacimiento del beneficiario.
• Bonos de antigüedad por CCT: la tabla contractual de quinquenios o hitos —10, 15, 20, 25 años— con el monto o número de días que corresponde a cada uno.
• Gastos médicos a jubilados: costo per cápita anual observado, edad del beneficiario y dependientes cubiertos.

También conviene enviar la experiencia histórica de bajas de los últimos tres a cinco años (altas y bajas por año, separadas entre renuncia y despido). Es lo que permite calibrar la hipótesis de rotación con datos propios en vez de tablas de mercado, y es de lo primero que pregunta un auditor exigente.

Las cinco inconsistencias que más retrasan un estudio

Estas cinco explican la mayoría de los rebotes de información. Revísalas antes de mandar el archivo y te ahorras una semana:

1. Fecha de ingreso anterior a la fecha de nacimiento, o edades de ingreso menores a 15 años. Casi siempre es un formato de fecha mal interpretado (mes/día invertidos al exportar).
2. Salarios en cero, en blanco o con puntos y comas mezclados. Un salario de "12,450.00" leído como texto se convierte en cero y el empleado desaparece del cálculo.
3. Antigüedad reportada que no coincide con la fecha de ingreso. Ocurre en empresas con recontrataciones: si se reconoce la antigüedad previa, hay que decirlo explícitamente.
4. SDI menor al salario mensual dividido entre 30. El integrado nunca puede ser menor al salario diario nominal; si lo es, el campo está mal armado.
5. Duplicados por clave de empleado. Típico cuando la nómina se exporta por centro de costos y alguien aparece en dos.

Qué hace el actuario cuando falta un dato

No siempre se puede completar todo, y la norma no exige perfección: exige transparencia. Cuando un campo está ausente o es inconsistente, el actuario aplica una inferencia documentada y la deja asentada en la memoria técnica. Los criterios habituales:

• Sexo faltante: se asigna la proporción del grupo o el valor más conservador para el beneficio.
• Fecha de nacimiento faltante: se usa la edad promedio del grupo por antigüedad y puesto.
• Salario en cero: se sustituye por el salario mínimo profesional o el promedio de su categoría, nunca se elimina al empleado.
• Fecha de ingreso ilógica: se reconstruye con la antigüedad reportada por Recursos Humanos.

La regla es que ninguna inferencia puede ser silenciosa. Toda depuración queda en un apartado de la memoria —cuántos registros se ajustaron, con qué criterio y qué efecto tienen sobre la OBD— porque es exactamente lo que revisa el auditor. Si los registros ajustados superan alrededor del 5% de la población, deja de ser depuración y se vuelve una limitación de alcance que hay que revelar.

Cómo entregarlo: formato y confidencialidad

Excel o CSV, una sola hoja, una fila por empleado, encabezados en la primera fila y sin filas de totales, subtotales ni celdas combinadas. Las fechas como fecha real de Excel, no como texto. Los importes como número, sin el símbolo de peso dentro de la celda.

Sobre confidencialidad: el censo despersonalizado no contiene datos que identifiquen a una persona física, así que el intercambio es de bajo riesgo. Aun así, la práctica correcta es enviarlo por un canal controlado, con convenio de confidencialidad firmado y con retención acordada. Un actuario serio no te va a pedir nombres.

El censo se levanta a la fecha de valuación, que normalmente es el cierre del ejercicio (31 de diciembre). Si mandas la nómina de marzo para valuar diciembre, el estudio no es utilizable: el auditor pedirá la conciliación y no va a cuadrar.

Checklist antes de enviar

• ¿El número de empleados del archivo coincide con la plantilla a la fecha de valuación?
• ¿La suma de salarios concilia contra la nómina de ese periodo?
• ¿Todas las fechas están en formato fecha y ninguna es posterior a la fecha de valuación?
• ¿No hay claves de empleado repetidas?
• ¿Están separados los activos, los jubilados y los que están en curso de invalidez?
• ¿Incluiste la experiencia de bajas de los últimos tres años?

Si las seis respuestas son sí, el estudio puede entregarse en días, no en semanas. Si quieres estimar el orden de magnitud del pasivo antes de reunir todo, puedes empezar por la calculadora de pasivo laboral, y si lo que necesitas es presupuesto, aquí está el desglose del costo de una valuación actuarial.

En resumen

El censo no es un trámite administrativo previo al trabajo actuarial: es el trabajo actuarial. Ocho campos bien capturados y conciliados contra nómina resuelven una valuación de prima de antigüedad e indemnización legal sin fricción, sirven igual para IAS 19 y US GAAP ASC 715 con el mismo archivo, y le dan al auditor exactamente el rastro que va a pedir. Dedícale una tarde a depurarlo bien y te ahorras tres rondas de correos.

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